Sensible Gesundheitsdaten im Fitnessstudio – Wie Sie die Vorgaben der DSVGO mit Lanista problemlos erfüllen

Die Erfassung sensibler Gesundheitsdaten ist für eine enge und gute Trainingsbetreuung unumgänglich. Daher steht die Fitnessbranche ab Inkrafttreten der neuen Datenschutzverordnung vor einer großen Herausforderung. Die Regeln sind nicht komplett erneuert, aber die der Bußgelder bei Verstoß sind empfindlich hoch.

 

Fakt ist, man muss die persönliche Unterschrift des Mitgliedes/ Patienten / Kunden / Klienten einholen um sensible Daten speichern zu dürfen. Anhand der Kundengruppen kann man schon erahnen, dass davon Studios, Therapieeinrichtungen, Personaltrainer und Physiotherapeuten betroffen sind und zur Rechenschaft gezogen werden können.

Nicht die Tatsache an sich, vielmehr die Umsetzung in der Praxis stellt das große Problem dar. 

Neukunden lassen sich da noch relativ einfach aufnehmen und können bei Eintritt ins Studio gleich eine Einverständniserklärung zur Datenspeicherung unterzeichnen.

Doch was ist mit den Altkunden? Woher weiß man von wem man die Unterschrift hat und von wem nicht? Wer soll das Ganze zu Ende bringen bis von allen Mitgliedern/Kunden/Patienten die Unterschriften eingeholt wurde?

Werden Neu- und Altkunden in unterschiedlichen Schränken aufbewahrt? Wann werden Sie von wem angesprochen? Wird Ihnen ein zu unterzeichnendes Papier mitgegeben oder per Post zugesandt? Wer prüft und dokumentiert den Eingang? Was ist wenn der Kunde der Unterschrift nicht nachkommt?

Fragen über Fragen…welche in einem analogen System zu mehr Chaos und Unordnung führen als ohnehin schon Unsicherheit und Befürchtung da ist.

Lanista hat eine sehr praxisnahe Lösung entwickelt, welche Ihnen digital und lückenlos die Einwilligung Ihrer Mitglieder, Patienten oder Kunden einbringt.

1. Wird ein Neukunde in der Software angelegt oder geöffnet und begonnen in der Anamnese sensible Daten einzugeben, dann wird der Bildschirm blockiert und der Trainer über ein Pop-up aufgefordert direkt per Unterschrift am Bildschirm/iPad die Unterschrift des Kunden einzuholen (natürlich erst wenn der die Erklärung in Ruhe gelesen hat und nicht ablehnt). Daraufhin wird mit der Unterschrift ein PDF erzeugt, direkt an den Kunden geschickt und in dessen „Akte“ ein Vermerk erzeugt, dass dieser eingewilligt hat. Das Pop-Up erscheint dann nicht mehr. Der selbe Prozess gilt  für Altkunden welche bereits sensible Daten eingetragen haben. Dort wird der Trainer ebenfalls bei Öffnung der Akte aufgefordert die Unterschrift sofort einzuholen um fortfahren zu können.
2. Ist kein Tablet vorhanden kann auch das Blanko PDF ausgedruckt und dann händisch unterschrieben werden. Wenn der Trainer weitermachen möchte muss er persönlich die Unterschrift bezeugen und erklärt er sich bereit das unterschriebene PDF an die Geschäftsführung weiterzugeben. Auch dann wird in der „Kunden-Akte“ ein Vermerk erzeugt, dass er eingewilligt hat.

Der Vorteil für den Betreiber oder Inhaber ist, dass er in einer Statistik ablesen kann, wer bereits die Einwilligung unterzeichnet hat und wer nicht. Das Einholen der Unterschriften wird automatisch durch die Trainertermine passieren, denn genau da werden sensible Daten erzeugt!

Als weiteres Feature kann eingestellt werden, dass dem Trainer alle Mitglieder aufleuchten, welche eingecheckt sind und noch keine Einwilligung abgegeben haben. Dies geht nur in Verbindung mit einer Schnittstelle zur Verwaltungssoftware des Studios.